Nhiều tình huống trong công việc, chúng ta cần thao tác để lọc được 01 danh sách để lấy dữ liệu duy nhất trong Excel. Hay những mã hàng duy nhất. Để phụ vụ mục đích công việc của mình. Rất may trong Excel có hỗ trợ theo nhiều cách khác nhau
Thao mình quan sát, cần lấy giá trị duy nhất trong Excel, là công việc rất thường xảy ra. Nó chỉ là một bước trung gian để phục vụ các tính toán khác. Như tính tổng của một mã duy nhất trong 01 khoảng thời gian nào đó.
Hôm nay mình sẽ hướng dẫn các bạn, những cách khác nhau để lọc lấy dữ liệu duy nhất trong Excel đơn giản, mà nhanh chóng, sử dụng những tính năng có sẵn trong Excel. Không cần phải dùng tới công thức gì cả.
Lấy dữ liệu duy nhất trong Excel tính năng Remove Duplicate
Ví dụ trong tháng có 01 danh sách khách hàng mua hàng, được lặp đi lặp lại, và bạn muốn lọc ra xem, thực chất có bao nhiêu khách hàng đã mua hàng, phát sinh trong tháng, trong quý vừa qua.
Bước 1: Chọn danh sách Khách hàng bao gồm cả tiêu đề
Vào Tab Data|Group Data Tools|Chọn Remove Duplicates–>Xuất hiện hộp công cụ sau–>Nhấn OK.
Sau khi xử lý xong, Excel sẽ xuất hiện hộp thoại thông báo, có bao nhiêu giá trị trùng đã được loại bỏ.
Cách này thì mình ít dùng, đa phần mình sử dụng tính năng của bên Pivot nhiều hơn, vừa sử dụng phím tắt nhanh, mà còn dễ dùng và chính xác.
Sử dụng tính năng Unique Records trong Advanced Filter
Ngoài sử dụng tính năng Remove Duplicate như bài trước. Bài này đề cập tới tính năng Unique Records, một trong những tính năng của Advanced Filter.
Copy cái đề ra một ô khác, để khi nó lấy được giá trị duy nhất, thì nó sẽ đưa qua ô đó.
Tiếp theo, sẽ bôi đên vùng chứa danh sách khách hàng, mọi người nhớ là chọn luôn cả tiêu đề nhé, nếu không chọn là Excel nó sẽ không ra kết quả đúng đâu.
Vào Tab Data|Sort& Filter group|Chọn Advanced. Xuất hiện hộp thoại như sau.
Hãy tập trung vào hộp thoại, chọn Option Copy to another location; tại mục Copy to: Trỏ chuột vào ô, mà sau khi lấy ra giá trị duy nhất, nó sẽ đưa vào.
Và nhớ check vào Unique records only: phần này là phần quan trong nhất đó
Nhấn OK, thì lập tức, nó lấy ra được danh sách duy nhất, và đưa sang cột I ngay.
Sử dụng Pivot Table
Bước đầu tiên, vẫn là select vùng mà muốn áp dụng Pivot Table. Sau đó vào Tab Insert|Pivot Table. Sẽ xuất hiện hộp thoại Create Pivot Table như hình bên dưới.
Kéo trường Khách hàng bỏ vào Row, Pivota Table nó sẽ hiện lên 01 danh sách duy nhất. Đây là tính năng của nó, để phục vụ mục tiếu thống kê tính toán khác. Mình chỉ dùng 01 công đoạn của nó, là tạo ra giá trị duy nhất cho mình thôi.
Sau khi kéo thả vào vùng Row, thì nó sẽ xuất hiện như hình bên dưới. Các bạn có nhận ra rằng, nó chỉ bao gồm các giá trị duy nhất không.
Xem video chi tiết:
Kinh nghiệm của mình: Nếu chỉ cần mục tiêu là lấy dữ liệu duy nhất trong Excel, thì cách làm thông qua sử dụng tính năng Pivot Table, là cách nhanh dễ dùng và chính xác nhất.
Chúc các bạn thành công.
Leave a Comment